Tips basicos para negocios
Cómo se debe negociar con una empresa japonesa
Al tratar con los japoneses, es necesario darse cuenta de que ellos toman en suma consideración elementos que para una persona de occidente no tendrían mayor importancia, entre otras el como sea entregada una tarjetas de presentación o todo lo relacionado con las formalidades. Los japoneses no tomarán mayor interés a un interlocutor que "no aparece confiable" a sus ojos, aunque los productos de la empresa sean buenos. Para saber qué hacer para aparecer confiable (y no solamente serlo), queremos darles los siguientes consejos útiles.
• En general: Los japoneses son muy detallistas fijándose hasta en lo más mínimo. Muchas veces les agrada más la forma que el fondo (con cajas que calcen perfectamente y muy bien terminadas, con papeles de regalo doblados sin ninguna arruga). Les molesta lo que está fuera de lugar (una corbata mal puesta, unos zapatos con polvo, unos documentos con algunas pequeñas manchas).
• Puntualidad: ellos están siempre cinco minutos antes de la reunión. Si por cualquier motivo se ve que no puede llegar a tiempo a una reunión hay que llamar ojalá con bastante antelación señalando el motivo del atraso y el tiempo que le requerirá llegar a la reunión.
• Lentitud en el proceso de llegar a un acuerdo, pero rapidez y fluidez en el resto de las comunicaciones.
- a. Lentitud en el proceso de llegar a un acuerdo: En Japón los negocios toman tiempo en llegar a un acuerdo porque los japoneses requieren muchos análisis, pruebas, documentos, decisiones en consenso, etc. Por lo tanto, no hay que preocuparse en esta etapa, solamente ser paciente y tenaz.
- b. Pero rapidez y fluidez en el resto de las comunicaciones. Ellos están acostumbrados a responder muy rápidamente a los e-mail o fax y si no se hace de esa manera se ve como una falta de seriedad o de diligencia.
• Pulcritud en todo sentido: ellos miran con muy buenos ojos la limpieza y el orden, y se fijan hasta en los mínimos detalles, tales como la vestimenta y los documentos que trae, los que no deben estar doblados ni ajados ni menos con manchas. Ojalá que estén impresos en la mejor impresora, que los traiga dentro de un sobre nuevo todo ordenado en un "set", dejando abierto el sobre para sacar los documentos con facilidad. En cuanto a las cartas o cualquier documento que envíe, que estén perfectamente centradas.
• Cumplir hasta los más pequeños compromisos: cosas que a veces se dicen livianamente son tomadas seriamente por los japoneses. Así no olvidarse de lo dicho (envío de documentos solicitados, llamada por teléfono a determinada hora, etc.). Para ello es bueno ir siempre provisto de un block y lápiz para escribir (ello también da buena impresión).
• Documentación de la empresa: que sea muy completa y al día, folletos con todos los datos comerciales y financieros, ojalá en japonés, o sino al menos en inglés. Es bueno también traer un álbum con fotos adicionales.
• Muestras: que sean claras y muy bien presentadas.
• Tarjetas de Presentación: es aconsejable mandarse a hacer con antelación un set de tarjetas en Japón (tarjetas en las que en el anverso está escrito en japonés y en el reverso en inglés). Si no puede pedirlas con antelación, se las pueden hacer en 24 horas a su llegada. En cuanto al intercambio de tarjetas, es sumamente importante seguir el protocolo japonés:
- a. La persona más importante empezará entregando su tarjeta a la persona más importante del otro grupo y después seguirá con los demás.
- b. Entregarla con las dos manos haciendo una leve reverencia de una manera que el que la recibe pueda leerla inmediatamente al recibirla, sin necesidad de cambiarla de posición.
- c. Mientras se está en la reunión dejar las tarjetas de todas las personas delante de usted sobre la mesa hasta el final de la misma. No juegue con ellas ni las doble delante de ellos.
- d. Al despedirse, guardar las tarjetas en un tarjetero. Nunca llevarlas al bolsillo trasero de los pantalones.
• Negociaciones: después del saludo y del intercambio de tarjetas comienzan las negociaciones, en las que es mejor no ir directamente al grano, sino que es conveniente comenzar hablando de generalidades (es muy típico comenzar hablando del clima, o lo bonita que es la ciudad, etc.). Una vez transcurrido ese preámbulo se va a las negociaciones, con calma. No se logrará cerrar un contrato inmediatamente porque ellos actúan en grupo y es necesario que todos estén de acuerdo, que haya "armonía", por lo que no es bueno forzar una respuesta. Ser siempre muy amable y nunca perder la paciencia delante de ellos. Responder a lo que se pregunta con datos objetivos (estadísticas, experiencia anterior en exportaciones, estudios de mercado, etc.) y también preguntar por la empresa de su interlocutor. Ellos no sólo ven el precio, sino que quieren relaciones de confianza a largo plazo, así que lo estarán estudiando detenidamente. En esta etapa normalmente no hay regateos de precios, y si ellos comenzasen un regateo dígales que usted no lo puede decidir solo sino que con su equipo en la empresa, tema que quedará para otra ocasión. Al final, es bueno intercambiarse regalos y agradecer la reunión.
• Regalos: No está de más volver a insistir en lo externo, en el envoltorio, el que tiene que ser de muy buena calidad y de excelente presencia. Ya que el 4 y el 9 son símbolos de mala suerte no regale nada que diga relación con esos números, ni tampoco colocar 4 ó 9 cosas dentro de un paquete. En principio los japoneses no abren los regalos en presencia del interlocutor.
• Agradecimientos: envíe un fax de agradecimiento al volver a Chile. También se agradecen las tarjetas de Año Nuevo, y cualquier atención que usted les haga.
• Una vez cerrado el contrato: la relación comercial creada será para "toda la vida". El japonés es de relaciones duraderas, de confianza y respeto mutuo. Ellos serán muy detallistas a la hora de hacer un pedido y también lo serán al momento de revisar lo que se les ha enviado. Ergo, su empresa debe ser muy seria a la hora de aceptar las condiciones, ya que con posterioridad no hay excusas.
• No debe tener miedo con las empresas japonesas, si usted cumple en tiempo, especificación y calidad. Ellos nunca le van fallar.
• Pagina Web es muy recomendable que su empresa posea una página Web, si bien es muy difícil que sea en japonés es imprescindible que sea en Inglés.
